La gestion de projet est l’un des domaines stratégiques les plus importants pour les entreprises et branches marketing. Il existe actuellement divers logiciels de gestion de projet permettant à ces entreprises d’atteindre plus efficacement leurs objectifs de performance. Notion fait partie de ces logiciels particulièrement efficaces et appréciés des clients professionnels. Voici tout ce qu’il faut savoir sur Notion avant de télécharger et d’utiliser ce logiciel de gestion de projet.
Présentation
C’est en 2013 que l’entreprise Notion est fondée en Californie, par Chris Prucha, Ivan Zhao, Jessica Lam et Simon Last. L’entreprise se donne pour objectif d’apporter des solutions de gestion de projet complètes, flexibles et entièrement personnalisables pour les entreprises et professionnels travaillant pour leur compte.
De la prise de note au partage de document entre plusieurs équipes, en passant par la création et la gestion des tâches, Notion regroupe l’essentiel des outils de collaboration et de gestion de projet. En 2023, Notion revendiquait pas moins de 20 millions d’utilisateurs à travers le monde. Le logiciel de gestion de projet Notion est disponible pour ordinateur (Mac et Windows) et pour smartphone/tablette (iOS et Android).
À qui s’adresse Notion ?
Notion est un outil puissant de gestion de projet qui s’adresse à tous les professionnels de tous les secteurs d’activité. Des grandes entreprises aux PME et aux petites équipes de marketing, en passant par les travailleurs indépendants, tous les professionnels peuvent profiter des fonctionnalités et outils proposés par Notion. Depuis peu, Notion est également accessible aux particuliers, qu’ils soient étudiants, enseignants ou créateurs de contenus.
Les fonctionnalités de Notion
Notion propose des outils et fonctionnalités tournant essentiellement autour de la gestion de projet et du travail collaboratif. Chaque outil est pensé pour offrir une expérience fluide et simplifiée de la gestion et la création de tâches, de documents et de projets.
IA de Notion
C’est l’une des nouveautés de Notion. L’outil d’accompagnement géré par l’intelligence artificielle IA vous permet de porter la gestion de projet à un tout autre niveau. Effectuez rapidement des recherches à partir de Notion, Slack, Google Drive ainsi que d’autres sources d’informations en ligne via cet outil de recherche.
De plus, vous pouvez créer et générer autant de documents que vous le voulez dans différents formats : Word, Excel, PPT, PDF, etc. Vous avez même la possibilité de générer directement des diagrammes et organigrammes en indiquant des commandes et consignes précises. Toujours dans la création de documents, l’outil IA de Notion est doté d’un traducteur intégré grâce auquel vos documents sont instantanément traduits en plusieurs langues. Entre temps, laissez l’IA de Notion traiter les informations contenues dans des fichiers images et PDF pour plus de rapidité et d’efficacité.
Enfin, l’outil IA de Notion vous permet d’accéder aux outils de discussion générée par l’IA que sont Chat GPT4 et Claude. Une intégration vous permettant d’avoir accès à une multitude de ressources en matière de génération de documents et de textes selon les besoins de votre projet.
Gestion de documents
Une autre fonctionnalité phare de Notion est de permettre à ses utilisateurs de générer instantanément divers documents de tout type, y compris les notes. Au moment de mettre en place votre réunion d’affaires, laissez Notion s’occuper de la prise de note pour vos équipes afin de faciliter le partage d’informations. Notion propose en parallèle son propre système de design à l’aide duquel chaque utilisateur a la possibilité d’améliorer graphiquement chaque document auquel il a accès : extrait de code, menu dépliant, vidéos provenant directement de Loom ou de YouTube, des graphiques et statistiques, etc. Enfin, vous avez la possibilité d’intégrer tous vos créations et documents stockés sur d’autres outils tels que Figma, Slack, App Rebrand, Jira ou encore GitHub.
Wikis
La fonctionnalité Wiki de Notion vous permet de centraliser l’ensemble de vos connaissances et informations sur un seul et unique tableau de bord accessible par tous les collaborateurs de votre équipe. Vos recherches d’information se font de manière fluide, au même titre que l’alimentation de cette base de données qui se fait via un système de glisser-déposer. Ici encore, il est facile d’intégrer d’autres sources d’information issues d’autres outils de gestion de projet et de création de notes de réunion.
Gestion de projet
Planifier vos projets, créer puis assigner les tâches pour chaque équipe ou chaque collaborateur, suivre l’état d’avancement de chaque projet… sont autant de fonctionnalités disponibles sur Notion. Pour chaque projet, il vous est possible de créer une « page », de la personnaliser suivant vos goûts et vos besoins (notes, wikis, projets, calendrier). Vous pouvez par la suite ajouter des blocs de contenus dans lesquels vous pouvez insérer du texte, des titres, des fichiers vidéo ou audio, sans oublier des codes, des listes de case à cocher et autres liens web.
Notion Calendar
C’est une autre nouveauté signée Notion : Notion Calendar. Prenez de la hauteur avec Notion Calendar, et obtenez une parfaite visibilité de votre emploi du temps chaque jour, chaque semaine et chaque mois. Le calendrier dynamique de Notion vous permet de gérer efficacement votre temps, aussi bien dans votre vie professionnelle que personnelle. De plus, à chaque événement créé pour un horaire ou une date précise, le calendrier bloque automatiquement l’ajout de nouvel événement, vous évitant ainsi d’avoir à gérer deux rendez-vous en même temps. Sans surprise, l’outil Notion Calendar est aussi compatible avec d’autres outils de gestion de temps et de réunion, pour ne citer que Google Meet, Zoom ou encore Google Agenda.
Sites
Vous n’avez pas encore de site internet ? Notion est là pour vous aider. En trois étapes seulement (création de la page web, personnalisation du site, publication du site), vous pouvez créer un publier votre site web. Si vous n’avez pas le temps d’éditer de A à Z votre site, plus de 20 000 modèles sont déjà disponibles chez Notion.
Création rapide de formulaires
Pour les équipes de marketing, Notion propose en parallèle de ces autres fonctionnalités un outil permettant de générer et d’éditer facilement des formulaires. Questions, champs obligatoires, attribution de nouvelle tâche de manière automatisée, gestion des rapports de bugs et de demandes… sont quelques-unes des nombreuses fonctionnalités de l’éditeur de formulaires de Notion. Le plus : toutes les réponses sont automatiquement stockées chez Notion, et sont disponibles pour l’édition de graphiques et autres méthodes d’analyse.
Marketplace
Pour finir, Notion dispose d’une Marketplace où sont regroupés tous les modèles de pages Notion, de sites web, de tableaux de bords et autres formulaires créés par d’autres utilisateurs de Notion. Vous y trouverez plusieurs templates dans différentes catégories de projets : start-up, alimentation et nutrition, suivis des devoirs, etc.
Tarifs Notion
Notion propose quatre offres pour un accès à ses outils et à sa Marketplace :
- Gratuit : particulièrement adaptée aux travailleurs indépendants ; espace de travail collaboratif, intégrations avec des outils externes comme Slack ou GitHub, données analytiques basiques pour chaque page, historique de la page sur 7 jours, jusqu’à 10 invités pouvant accéder à votre compte Notion, chargement de fichier 5 Mo max.
- Notion Plus : 10$ par utilisateur par mois (12$ si facturation mensuelle) ; adaptée aux petites équipes et PME ; blocs illimités, chargement de fichier illimité, historique de page sur 30 jours, jusqu’à 100 invités, bases de données synchronisées avec des applications tierces, sites web personnalisés, automatisations des tâches, graphiques et tableaux de bord.
- Business : 15$ par utilisateur par mois (18$ en facturation mensuelle) ; pour les entreprises en pleine croissance ; toutes les fonctionnalités de Notion Plus, SSO SAML, espaces d’équipes privés, export PDF en masse, données analytiques avancées sur les pages, historiques sur 90 jours, jusqu’à 250 invités.
- Entreprise : sur devis ; adaptée aux grandes structures ; toutes les fonctionnalités Business, historique de la page illimitée, contrôle et sécurité avancés, journal d’audit, approvisionnement des utilisateurs via SCIM, gestionnaire de compte client, intégrations spécifiques pour la sécurité et la conformité.
Le service client
Le service client de Notion est joignable en ligne, via le centre d’aide, de documentation et de tutoriels. Y sont répertoriées toutes les informations pratiques sur l’utilisation de Notion, de la création du compte jusqu’à l’intégration d’API. Chaque client peut également solliciter l’assistance du service client via e-mail et par téléphone. Enfin, le service client de Notion est également présent sur les réseaux sociaux : X, Facebook, YouTube, LinkedIn et Instagram.
Les avantages et inconvénients
Le marché des logiciels de gestion de projet et CRM étant particulièrement vastes, Notion a su se démarquer par sa flexibilité et sa simplicité de prise en main. Les professionnels indépendants, les particuliers tout comme les grandes entreprises trouvent chacun leur compte avec les différentes options et outils à leur disposition. On apprécie également l’évolution globale de Notion, notamment avec la sa base de données Wikis qui facilite grandement la navigation entre les nombreuses sources et références.
De même, l’IA de Notion est très intuitive et particulièrement facile à prendre en main. On notera enfin la tarification attractive de Notion comme son dernier avantage. Pour ce qui est des inconvénients, Notion reste limité en termes de fonctionnalités et de puissance par rapport à certains de ses concurrents comme Trello ou Monday.com.
Enfin, le service client de Notion reste en anglais, ce qui peut parfois être handicapant pour les personnes ayant des difficultés avec la langue de Shakespeare.
Notre avis
Notion reste un incontournable du marché des outils de gestion de projet. Intuitif, pratique, flexible et innovant, ce logiciel répond aux attentes de tous les professionnels en quête d’un outil de gestion efficace et accessible. Il mérite sa très bonne réputation et sa note globale de 4,7/5.
