Comparatif

Comparatif : Meilleur logiciel de note de frais

Après notre comparatif des logiciels de trésorerie, et des logiciels de comptabilité, l’une des plus grandes difficultés en gestion administrative et financière, c’est la gestion des notes de frais. Si elle fait partie intégrante du quotidien des entreprises, c’est aussi une tâche complexe, chronophage et coûteuse, au regard du nombre d’acteurs qu’elle implique.

A cet égard, pour gagner du temps et simplifier la tâche, l’idéal est de recourir à une solution électronique. Mais quelle solution faut-il choisir préférentiellement ? Pour vous aider à trouver la réponse à cette question, nous vous proposons de nous suivre dans la découverte des meilleurs logiciels de gestion de notes de frais du moment et de leur fonctionnement. Bonne lecture.

Top 10 des meilleurs logiciels de gestion de notes de frais

Spendesk

spendesk

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spendesk

Très complet en termes de fonctionnalités, Spendesk vous permet de bénéficier de cartes virtuelles et physiques sécurisées pour vos paiements en ligne et en physique. Essentiellement destiné aux PME, aux artisans et aux commerçants, le logiciel vous permettra de centraliser l’ensemble de vos diverses autres dépenses, traitera vos factures de façon automatique pour faciliter leur règlement.

Ainsi, avec Spendesk, vos notes de frais sont dématérialisées et visibles en temps réel. Un système de limites et de validation des dépenses est également proposé. Vous n’aurez par exemple qu’à faire la capture d’une note de frais et la télécharger sur votre ordinateur ou votre smartphone pour enregistrer la dépense correspondante.

En cas de paiement double ou de fraude, le logiciel vous envoie une alerte pour vous le faire savoir. L’éditeur propose trois formules d’abonnement accessibles à partir de 95 euros le mois.

Mooncard

mooncard logiciel

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Mooncard

Sans contredit, Mooncard fait partie des meilleurs logiciels de gestion de notes de frais et vos dépenses professionnelles. Il permet d’enregistrer la plupart des factures de dépenses, notamment les factures station-essence, parkings, péages, réparations, marchands physiques et en ligne, etc.

Vous n’aurez même pas à faire des ressaisies des factures, encore moins à vous faire du souci par rapport à la TVA. Il vous suffira de prendre les justificatifs de vos dépenses en photo avec votre smartphone et les envoyer à la comptabilité et les archiver. La description des dépenses est également fournie automatiquement et la TVA est entièrement récupérée.

En moins de 15 minutes après chaque dépense, le logiciel envoie une notification à l’utilisateur lui précisant la nature de la dépense, le montant et le libellé. Ce dernier peut aller prendre une photo du justificatif qui sera alors joint à la facture.

Un tableau de bord permet ensuite de piloter l’ensemble des dépenses et des notes de frais d’un seul lieu. Le logiciel peut aussi générer les écritures comptables vers vos logiciels de comptabilité associés. L’ensemble des fonctionnalités de Mooncard est accessible à partir de 7,5 euros HT le mois et par carte.

N2F

n2f

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N2FDoté d’une fonctionnalité de scan intelligent, le logiciel N2F reconnaît et extrait instantanément les données (date, montant, nature, etc.) de vos justificatifs afin de remplir vos notes de frais sans que vous n’ayez à les saisir vous-mêmes.

Un tableau de bord vous permet, grâce à des couleurs, de suivre le statut (en cours, approuvée, remboursée, etc.) de chacun de vos paiements. En clair, c’est un mode de gestion Zéro papier. Et vous n’aurez même pas besoin de plus de 5 secondes. L’outil enregistre rapidement vos dépenses.

Son interface est disponible en 11 langues, ce qui est une bonne chose. Et pour être flexible, le logiciel N2F a de quoi l’être, puisque même à partir de sa version mobile, il vous permet de gérer vos remboursements.

Il exporte ses données vers le logiciel comptable pour faciliter la tenue de la comptabilité de votre entreprise. Le logiciel offre un essai gratuit et ses formules payantes sont accessibles à partir de 3 dollars le mois.

Expensya

Expensya

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ExpensyaAvec plus de 5 000 entreprises clientes toutes tailles confondues, notamment les multinationales, des ETI, des PME, et même des TPE, Expensya l’une des solutions de gestion de dépenses les plus complètes du moment.

Billets d’avion, réservation d’hôtels, invitations restaurant, abonnements logiciels, achats récurrents, forfait, etc., le logiciel récupère toutes vos factures, les catégorise et les saisies à votre place. Il assure la gestion des indemnités kilométriques, la collecte des factures par email et sur les sites marchands, etc.

Multilingue, très intuitif et facile à intégrer à votre ERP, Expensya détecte les doublons automatiquement, avec des workflows d’approbation basés sur le Cloud. Il permet même des intégrations avec un certain nombre de logiciels, tels que Quickbooks, Sage, Quadra, Cegid Loop, etc.

En plus d’un essai gratuit de 30 jours, trois formules d’abonnement sont proposées. Elles sont accessibles à partir de 6,99 euros par mois (ou 5 euros en cas d’abonnement annuel).

Rydoo

Rydoo

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RydooRydoo s’adresse aux PME, aux ETI ainsi qu’aux grands comptes, etc., désireux de piloter les mouvements et les déplacements de leurs salariés. Le logiciel inclut un système de facturation et d’approbation centralisée et une spécialisation plus prononcée dans la gestion des déplacements professionnels.

Avec une structure favorisant de nombreuses intégrations et un archivage à valeur probante, l’interface est disponible en 9 langues. L’utilisateur parvient à contrôler et valider l’ensemble de ses dépenses depuis un tableau de bord unique, avec un précieux gain de temps sur la saisie des notes de frais ou des factures de dépenses professionnelles.

L’éditeur propose une tarification très simple définie en fonction du nombre d’utilisateurs. Le logiciel s’offre à partir de 6 euros.

Jenji

Jenji

JenjiAdapté à tous les types d’entreprises, y compris les professions libérales et les associations, Jenji garantit l’automatisation illimitée des notes de frais. Son application Vault offre la possibilité de réaliser l’archivage légal de vos justificatifs numérisés en toute légalisation.

Jenji propose la reconnaissance de tickets papier et de factures numériques avec classification des tags et prise en compte automatique des taux de change. Il gère les remboursements, les approbations multi-niveaux, les intégrations comptables, les exports divers, etc.

L’éditeur propose même un plan 100% gratuit, l’offre Plan Solo qui, dédiée aux indépendants et à ceux qui gèrent les notes de frais, permet de reconnaître et d’enregistrer un nombre illimité de notes de frais par l’intelligence artificielle.

Pour les autres utilisateurs ayant besoin de plus de fonctionnalités, il vous faudra prévoir un budget partant de 5 euros HT. Vous comprenez maintenant pourquoi plus de 35 000 entités utilisent Jenji.

Cleemy

lucca logiciel

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luccaS’il est vrai que le tarif de Cleemy semble peu adapté aux ETI, aux TPE et aux indépendants, le logiciel Cleemy semble bien pratique pour les entreprises de taille moyenne. L’éditeur permet aux utilisateurs de fournir des cartes de débit aux collaborateurs synchronisées pour un montant de base de 1,25 euros HT par déclarant et par mois.

Fondé en 2002, avec une interface disponible en français, en anglais, en allemand et en espagnol, ce logiciel de gestion de notes de frais assure la gestion des TVA de tous les pays, convertit automatiquement les devises. Il est donc un outil efficace pour la gestion des dépenses à l’international.

L’éditeur offre un essai gratuit pour tester l’ergonomie de la facilité d’utilisation et de prise en main, tandis que la version payante du logiciel est facturée à partir de 4,75 euros le mois par utilisateur, soit 19,8 euros par mois et par utilisateur.

iZyFrais

 

iZyFraisMis en ligne depuis 2009 et accessible sur mobile, iZyFrais s’est très vite illustré comme un logiciel de gestion de notes de frais. Facile à paramétrer et à personnaliser, le logiciel se sert de l’application Google Maps pour l’évaluation des distances parcourues afin d’assurer la gestion des frais kilométriques sur les trajets réguliers.

Outre la gestion des frais kilométriques, iZyFrais permet de connaître l’ensemble des taxes de l’UE avec les diverses dates d’application et assure le calcul ou la récupération de la TVA, avec possibilité de paramétrer la récupération de la TVA en fonction de la nature des frais.

Le logiciel embarque des applications mobiles permettant de photographier, de décoder les tickets et un module de contrôle et de validation pour suivre les dépenses de votre équipe, d’exporter les données vers le logiciel Excel, d’archiver vos notes de frais en version numérique ou papier pendant au moins 1 an.

L’éditeur offre son logiciel en essai gratuit pendant 3 mois, après quoi il applique une tarification commençant à 9 euros par mois pour un nombre illimité d’utilisateurs et de justificatifs.

ONexpense

ONexpenseDoté d’une fonctionnalité d’analyse et d’audit de dépenses, de gestion de frais variés avec contrôles sur justificatif et de suivi des remboursements, ONexpense propose une plateforme disponible en anglais et en français à partir de laquelle vous pouvez avoir une vue à 360° sur l’ensemble de vos dépenses mensuelles pour une gestion plus simple et plus rapide.

En cas de contrôle URSSAF, les reçus stockés grâce au logiciel peuvent être opposés parce qu’ils respectent la norme NF Z 42-013.

Facturée à partir de 2,9 HT par mois et par utilisateur ou de 1,9 euro HT par mois et par utilisateur pour les paiements annuels. Le logiciel dispose d’une API grâce à laquelle des intégrations avec des logiciels de comptabilité sont possibles.

Evoliz

EvolizEvoliz est bien plus riche en fonctionnalité qu’un simple logiciel de gestion de notes de frais. C’est vrai qu’il embarque les fonctionnalités de reconnaissance optique et de scan des notes de frais, la saisie automatique des factures, la gestion des factures récurrentes, etc.

Toutefois, en plus de la gestion des frais, Evoliz propose la gestion des relations clients et des relations fournisseurs, la gestion du stock. En fait, c’est plus un logiciel de gestion et de facturation.

Conçu avec des webinaires pour faciliter la prise en main, le logiciel donne accès à un tableau de bord qui donne une vue générale sur le chiffre d’affaires, les factures et leur niveau d’évolution, les documents en cours, etc.

Evoliz est accessible gratuitement pendant 30 jours et sans engagement puis à partir de 14 euros par mois et par utilisateur ou 12,6 euros en souscription annuelle.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Omniprésente dans les entreprises, les notes de frais sont des documents établis par des salariés ou des dirigeants d’entreprises dans le but de se faire rembourser des frais qu’ils ont personnellement engagés dans le cadre d’une mission ou de leur activité professionnelle. Entre autres exemples de notes de frais, on peut citer :

  • Les frais de remboursement de déplacements professionnels ;
  • Les frais de repas ;
  • Les frais d’hébergement ;
  • Les frais d’abonnement ;
  • Les frais de télétravail ;

Bien qu’ils soient libres et sans formalisme particulier, il est important de veiller à ce que ces documents soient gérés en conformité avec les régimes fiscal, social et comptable des remboursements des frais. Ils doivent donc être établis en fonction des barèmes fixés par l’administration fiscale.

Les logiciels de gestion de notes de frais sont donc des solutions d’automatisation et de gestion de la comptabilisation des notes de frais. Ils sont accessibles sur mobile et permettent donc de suivre et de faire enregistrer tous les frais professionnels en tout temps et en tout lieu.

Quel est le meilleur logiciel de note de frais ?

Le meilleur logiciel de note de frais est d’abord celui qui convient spécifiquement aux besoins de l’entreprise qui cherche à s’en procurer. Mais considérant l’expérience, le logiciel N2F est l’un des logiciels de référence chez les PME et chez les ETI pour la gestion des dépenses professionnelles de leurs employés.

En effet, pratique pour les déplacements à l’international, il embarque un mode hors connexion, un module de conversion automatique dans 170 devises sur la base d’un taux de change de référence. De plus, son interface est disponible en 11 différentes langues.

Comment utiliser un logiciel de note de frais ?

Un logiciel de note de frais est comme un logiciel de comptabilité simplifié. Le principe veut que chaque employé qui avance de l’argent pour une tâche professionnelle donnée saisisse ses différentes dépenses dans le logiciel.

Pour commencer, vous devrez créer la note de dépense en ligne et y renseigner la nature de la dépense effectuée, la date de la dépense et le mode de paiement. Pour justifier la dépense, vous prendrez la photographie du ticket ou de la facture. La note de frais sera ensuite envoyée par mail au supérieur pour validation et remboursements.

Il est aussi possible d’effectuer des intégrations avec votre logiciel de comptabilité, de sorte à générer les écritures comptables automatiquement à partir des notes de frais.

Mon Intranet : le meilleur outil à votre disposition

Le gain de temps est un critère primordial dans le choix de son logiciel de note de frais. Solution en mode SaaS, il s’avère très complet en termes de fonctionnalités. Mon Intranet est d’ailleurs l’un des seuls outils à proposer à la fois la gestion des frais de déplacement et les notes de frais (achat, déplacements…). D’ailleurs, il permet à un employé d’envoyer une demande de mission avant son déplacement et la note de frais une fois le déplacement effectué, via la note des frais. Ainsi, l’employé enregistre un gain de temps significatif dans sa tâche. En effet, au lieu d’envoyer des emails à ses managers, de le relancer ou de remplir un formulaire en version papier, Mon Intranet offre une plateforme optimale pour échanger des données rapidement.

Un outil très efficace

L’efficacité de Mon Intranet se fait ressentir à trois niveaux dans l’entreprise. Pour l’employé, le logiciel garantit une élimination du risque d’erreur dans ses comptes. En effet, l’outil effectue le calcul automatique du coût total, en fonction des sommes insérées pour chaque poste de dépense. L’employé peut également utiliser un modèle de demande utilisé précédemment, toujours dans l’optique d’éviter les erreurs. Le gain de temps permis par Mon Intranet concerne également le Manager. En effet, ce dernier passe moins de temps dans le processus de validation d’une mission.

Accès en temps réel

Dès qu’une notification parvient auprès du manager, un simple clic permet de valider la demande. Un point non négligeable concerne l’aide à la décision. En effet, grâce à la plateforme, le manager peut prendre une décision claire. En se basant sur les données, il a une visibilité sur le planning des absences de toute son équipe. Enfin, pour le service comptable, il s’affranchit du processus de vérification des formulaires en version papier et à classer. Le logiciel facilite également l’échange entre les salariés et ce département. En entrant toutes les données sur la plateforme, tout le monde y a accès et en temps réel.

Enfin, lorsqu’il s’agit d’une solution digitale, la notion de sécurité des données et des échanges prend toute son importance. C’est ainsi que Mon Intranet propose aussi bien une simplification des canaux de communication, mais aussi d’en assurer la confidentialité de chaque échange. En effet, ses pare-feu sont mis en place et en régie par des professionnels. Leur rôle ? Garantir un haut niveau de sécurité à l’utilisation. D’ailleurs, cette qualité de service est maintenue depuis 2009 par l’équipe de Mon Intranet.

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